El estándar PDF es el más extendido para distribuir y almacenar documentos; sin embargo, estos no son fáciles de editar y modificar. Consíguelo con estas utilidades.
El formato
PDF (Portable Document Format) define un estándar para el
almacenamiento de documentos combinando imágenes vectoriales, mapas de bits y texto. Inicialmente, fue desarrollado por la compañía Adobe allá por el año 1991, aunque aún tardó unos años en popularizarse y extenderse. De hecho, hasta 2008 no fue lanzado como un estándar abierto y hecho público por la
Organización Internacional de Estandarización.
Uno de los aspectos más interesantes del formato PDF es que es multiplataforma y multidispositivo. Así, podemos ver exactamente igual un documento en un ordenador con el sistema operativo Windows, Mac o Linux, y por supuesto podemos verlo en dispositivos tan dispares como un proyector portátil que soporte su visualización, una tableta o un smartphone. En su interior, podemos encontrar una combinación de texto, imágenes, vínculos, índice de marcadores, e incluso elementos multimedia como vídeos y sonidos. También es factible generar formularios en ellos para su posterior impresión o envío digital a una determinada entidad.
Últimamente, ha cobrado aún un mayor auge gracias a los diferentes niveles de seguridad y encriptado que permite, donde opciones como la inserción de firmas digitales que validen su autenticidad y su no modificación, los convierten en documentos con valor legal para la firma de contratos o para el envío de facturas electrónicas.
Contenido de un PDF
El contenido de un archivo en este formato está compuesto de capas de diferente tipo que, superpuestas unas sobre otras, componen el documento final que podemos ver. Cada capa puede ser un elemento de texto, de imagen vectorial, de mapa de bits (imagen fotográfica) o de otra clase.
• Los documentos PDF creados a partir de imágenes escaneadas pueden ser editados si, previamente, aplicamos una herramienta de reconocimiento óptico de caracteres.Para visualizar un archivo PDF, podemos acudir a alguna de las docenas de visores gratuitos que podemos encontrar en Internet, aunque el más extendido es el propio Acrobat Reader de Adobe. Este visor nos permite funciones básicas que no pasan de la visualización del contenido, o de la inserción de anotaciones para, por ejemplo, introducir correcciones que luego han de ser aplicadas en el documento original con el que se generó el PDF.
De hecho, esta función de las correcciones es una de las más utilizadas en ámbitos profesionales y empresariales, pues permite enviar a cualquier colaborador o cliente un documento sobre el que se pueden añadir comentarios, pero no modificar o extraer directamente. Esto ocurre al menos en teoría, porque la realidad es ligeramente diferente.
Modifica el contenido
Como ya hemos comentado, un PDF está compuesto por capas de información de diferente tipo. El tipo de capas de un documento es el que define que, en un momento dado, este pueda ser modificado o exportado a un formato más manejable por el receptor.
Así, por ejemplo, cuando se genera un PDF a partir de una imagen, como ocurre cuando escaneamos un documento, su modificación será compleja, pues la capa que incluye es una imagen con el documento escaneado. En cambio, cuando se genera a partir de un archivo de Word o Excel, las partes de texto se crean como capas. Esto hace que, abriendo dicho documento con un editor de PDF, se puedan modificar las capas de texto sin mayores problemas. La edición no será igual a la de un procesador tradicional, pero sí muy parecida. Tendremos que ir seleccionando aquellas porciones que nos interesan y, con alguno de los programas que analizamos en las siguientes páginas, insertar, eliminar o modificar el texto del documento.
Para los generados a partir de imágenes (
escaneados), hay alguna solución adicional. La primera es utilizar un
OCR (una herramienta de reconocimiento óptico de caracteres) como
Abby FineReader (www.abbyyeu.com), que permite abrir uno de estos PDF directamente y aplicar el reconocimiento a su contenido. El resultado, en este caso, será directamente un
archivo de texto que es posible abrir en cualquier procesador. La segunda opción pasa por utilizar un
editor de PDF que cuente con OCR integrado. De los productos analizados en esta comparativa, un ejemplo claro es
Nitro Pro 7, que integra el motor OCR de
Iris para reconocer el texto contenido en capas de imagen y hacerlo editable.
Pero, además de modificar el texto, hay otras muchas operaciones que podemos realizar sobre un PDF que recibamos. Así, puede que lo queramos exportar directamente a Word o Excel para tratar los datos cómodamente desde esas aplicaciones, eliminar/añadir/mover páginas, añadir llamadas de atención, cambiar imágenes o incluir nuevos contenidos que inicialmente no estaban.
En estos casos, con los productos más avanzados que hemos analizado, todas estas operaciones son perfectamente posibles.
La seguridad y la firma digital
Antes hemos comentado las opciones de seguridad que aportan los PDF hoy día. El primer nivel de seguridad consiste en la posibilidad de establecer contraseñas que impidan, no solo la edición de las capas de un documento, sino incluso la de añadir anotaciones, copiar contenido, imprimirlo o visualizarlo sin la contraseña adecuada. Esto hace que sea bastante interesante como medio para distribuir obras protegidas por derechos de autor, o documentos que queremos asegurarnos que no serán vistos o distribuidos por determinadas personas. En estos casos, además, los archivos se pueden encriptar con diferentes niveles de seguridad (como el estándar AES), haciéndolos prácticamente infranqueables para la mayoría de las personas. Es por ello que, si la persona que creó un determinado PDF activó la seguridad en el mismo para evitar su modificación, impresión o mínima alteración, será extremadamente complicado llegar a superar dicha barrera, independientemente de la aplicación que utilicemos.
• La inserción de la firma digital en los documentos PDF es utilizada en las facturas electrónicas para garantizar frente a los clientes la autenticidad de un documento y certificar que este no ha sido manipulado por terceros.La otra característica que ha cobrado gran protagonismo en los últimos años es la
firma digital. Esta función permite que, utilizando un archivo de firma digital legalmente reconocido (como los que ofrece en España la
FNMT), podamos firmar cualquier documento PDF para equiparar legalmente dicha firma a la que estamparíamos físicamente en un papel. De esta forma, ya existen compañías que están firmando contratos digitalmente utilizando este método, aunque no es la única situación.
El otro caso es que podemos estampar nuestra firma digital (o la de nuestra empresa) en un PDF para garantizar su autenticidad y no manipulación. Un ejemplo claro son las e-facturas, o facturas electrónicas que las grandes empresas ya utilizan de manera masiva para ahorrar papel, recursos y simplificar su gestión interna.
La razón es que un PDF firmado digitalmente (como el que puede contener una factura), perderá la firma digital si se modifica o altera de alguna manera, por lo que se utiliza como método para autenticar la documentación y evitar disputas o modificaciones no autorizadas por el emisor.
Cómo generar un PDF
Además de cómo modificarlo, es importante saber cómo se puede
generar un documento PDF. Este proceso es extremadamente sencillo y, si bien ya hay multitud de aplicaciones (como Office u
OpenOffice) que permiten guardar cualquier documento directamente en formato PDF, el método más habitual suele ser el de utilizar una impresora virtual.
Para crearla, existen muchas aplicaciones en Internet, aunque una de las más conocidas, potentes y prácticas es PrimoPDF (www.primopdf.com). Una vez instalada en Windows, esta aplicación habrá creado una nueva impresora virtual en la que podremos imprimir desde cualquier aplicación que permita la impresión de documentos y contenidos. Cuando lo hagamos, el programa nos consultará algunos datos (como la calidad o compresión de las imágenes) y pedirá el nombre y destino del archivo PDF a crear. 
• PrimoPDF crea una impresora virtual en Windows desde la que definiremos el nombre y destino del PDF que se va a crear.Hecho lo anterior, se generará un PDF en cuestión de segundos que será idéntico a lo que habríamos obtenido al imprimir ese mismo documento en papel. Lo bueno de la impresora virtual es que nos permite volcar a PDF prácticamente cualquier cosa independientemente de la aplicación: un plano de AutoCAD, un listado de contabilidad, un texto, una imagen, etc.
Conoce las pruebas realizadas por PCA Labs
Explicamos toda la metodología de análisis que hemos llevado a cabo en el Laboratorio de PC Actual para analizar los editores de PDF y las diferentes tareas que hemos realizado para comprobar su funcionamiento y eficacia.
Uno de los primeros retos a los que nos hemos enfrentado ha sido seleccionar las aplicaciones que han formado parte de la comparativa. Basta visitar alguna página de descargas para descubrir cómo en Internet podemos encontrar docenas y docenas de utilidades para realizar toda clase de tareas con los archivos que nos ocupan. Algunas para cosas tan específicas como la fusión de archivos o la reducción de tamaño, y otras tan completas como alguna de las que analizamos a continuación.
Por ello, hemos decidido comenzar incluyendo al referente (el programa de Adobe), y seguir con algunas de las suites de tratamiento de PDFs más conocidas y utilizadas. En todos los casos, tratamos de ir a las versiones que suelen denominarse «profesionales» y que, por tanto, integran un mayor número de funciones para, en muchos casos, equipararse a la solución de Adobe. También, por supuesto, hemos buscado alternativas de precio muy ajustado para comprobar qué esperar de soluciones por debajo de los cien euros; y hemos probado una de las pocas opciones de código abierto que existen.
Sin rendimiento numérico
Una de las grandes diferencias con otras comparativas que solemos hacer en el Laboratorio de PC Actual es que, en este caso, no podemos aportar pruebas que ofrezcan una cifra exacta de rendimiento, calidad o eficacia. En su lugar, hemos optado por realizar pruebas reales trabajando con cuatro archivos PDF de diferente tipo y complejidad, que son los que nos han servido para poner en liza a cada una de las soluciones y ver la calidad de sus resultados al modificar los archivos o realizar operaciones con ellos.
Así, comenzamos por generar un fichero de varias páginas exclusivamente compuesto de texto y creado desde Word. Gracias a él, hemos comprobado cómo funciona la parte de edición de texto de cada solución, la reordenación/eliminación/inserción de páginas y otras tareas menores, como la inserción de objetivos, firmas, encabezados o marcas de agua.
El siguiente archivo ha sido una tabla convertida directamente a PDF desde Excel. Con este fichero, hemos comprobado hasta qué punto cada una de las herramientas nos permite modificar los ficheros y, sobre todo, qué resultados ofrecen aquellas con la opción de exportar de PDF a Excel.
• Gracias a un PDF con tablas generado desde Excel, comprobamos cómo funciona la edición de estos elementos y su exportación a la propia hoja de cálculo.El tercer archivo ha sido un manual de una cámara Canon, con su índice y repleto de imágenes, elementos gráficos y cuadros de texto flotantes. Como los anteriores, hemos comprobado la facilidad para editar los contenidos y modificar/mover los objetos, pero, sobre todo, para ver las opciones que hemos encontrado en la edición y tratamiento de imágenes.
Por último, escaneamos una carta y la volcamos directamente a un PDF como una imagen. Esto nos ha permitido, en aquellas soluciones que integraban OCR, comprobar su calidad de funcionamiento.
El resultado de todas estas pruebas, como se puede observar en la tabla, se resume en los cuatro grupos de puntuación que hemos elaborado, y cuya suma genera nuestra valoración de producto final. Así, hemos prestado mucha atención a la calidad de la interfaz o a la facilidad de uso de cada aplicación, pero le hemos concedido mayor importancia numérica al número de funciones que integraba cada uno y a la calidad de los resultados finales. Sobre esta última nota, lo que se ha valorado es que las pruebas de edición, inserción de objetos, tratamiento de páginas o conversiones arrojen los resultados esperados.
• Con el manual de la cámara de fotos, comprobamos qué opciones ofrecen las herramientas para la edición y tratamiento de las imágenes incrustadas en los PDF.Respecto al rendimiento puro y duro en el procesamiento de archivos PDF, hemos dectectado pocas diferencias entre aplicaciones.
El producto de Adobe, Acrobat X Pro, es quizá el más «pesado» de todos los analizados, pero el resto de aplicaciones son capaces de editar, tratar y ajustar archivos PDF con gran soltura, aunque todo depende de nuestra configuración y tamaño del archivo PDF a manejar.
Lo positivo es que, incluso con PCs realmente antiguos, hemos comprobado cómo es factible trabajar con PDFs pequeños y medios sin dificultades. Esto es algo que se aprecia claramente en los requisitos técnicos de las aplicaciones, realmente modestos para los tiempos que corren.
La opinión de PC Actual: para todos los bolsillos
Nos encontramos ante una comparativa poco habitual. En otras ocasiones, es relativamente sencillo establecer comparaciones directas entre unos productos y otros, pero, en esta, vemos cómo aparecen con un rango de precios y orientación muy amplios. Y es que tenemos soluciones gratuitas, como PDFedit, cuya utilidad es discutible por lo limitado de sus funciones e inestable procesamiento, o Adobe Acrobat X Pro, el rey absoluto de la categoría.
Comenzaremos por la herramienta de Adobe, que, con un precio por encima de los 600 euros, representa la alternativa más costosa y menos accesible de las analizadas. Evidentemente, se trata de una utilidad solo apta para entornos profesionales exigentes que necesiten alguna de las funciones de alto nivel que ofrece, o que simplemente buscan un soporte de máxima categoría e integración con otros productos de Adobe que se puedan estar utilizando. Como es lógico, ofrece lo mejor del segmento en capacidades, interoperabilidad y estabilidad, pero su compra queda fuera del alcance del usuario personal y de la mayoría de las pequeñas empresas.
Por suerte hay otras opciones
Lo bueno es que para usuarios personales y muchas pymes con presupuesto ajustado hay opciones que ofrecen un nivel de prestaciones similares a un precio mucho menor. Quizá la más interesante podría ser Nitro Pro 7, que por 142,79 dólares nos ofrece todo lo que podamos llegar a necesitar en el manejo y edición de PDFs en castellano y con resultados de alto nivel. Una de las pocas pegas que podemos achacarle es la ausencia de un editor de imágenes integrado con mejores opciones.
El siguiente de la lista sería Soda PDF, cuyo punto más interesante reside en la atractiva interfaz, facilidad de uso y precio rompedor. No es la herramienta más completa, pero sí la más indicada para los que quieren gastar poco y disponer de un cierto nivel de posibilidades.
Seguimos con Foxit PhantomPDF Business, una suite que, si bien no ha logrado nuestro sello de Producto Recomendado, se ha quedado muy cerca. En realidad, es una alternativa más que digna al Acrobat de Adobe, y cuenta con detalles tan buenos como un editor de imágenes avanzado, aunque le penaliza el dividirse entre un visor y un editor, lo que, a la hora de trabajar puede confundir o complicar la vida al usuario. Y, sobre todo, le baja la nota un precio superior a las opciones anteriores.
Por debajo de esta alternativa, encontramos opciones como PDF Studio 7 Pro o Infix PDF Editor Professional que, si bien no están del todo mal, tienen poco sentido si tenemos en cuenta que su precio es similar o superior a programas como el de Nitro, y sus cualidades están lejos de superarlo. Caso aparte es el de PDF Editor Pro, que por menos de 90 euros puede resultar interesante para usuarios personales no demasiado exigentes y que son sensibles al precio.
Por último, tenemos aquellas que ni siquiera han aprobado en las calificaciones de nuestra comparativa. Hablamos de PDFill PDF Editor, que aunque cuenta con bastantes herramientas no permite editar el contenido, o PDFedit, un software de código abierto que aún está en pañales y que tiene mucho por delante antes de resultar un competidor digno.
Lo mejor: Alternativas a coste razonable
Quizá lo más interesante de esta comparativa ha sido descubrir que no es preciso pagar muchos cientos de euros por un producto como Adobe Acrobat X para realizar tareas de edición y tratamiento de archivos PDF. En el mercado, encontramos alternativas de cierta calidad por debajo de los 100 euros, con las que cubrir incluso las necesidades de usuarios profesionales que requiere funciones avanzadas.
Lo peor: ¿Y los vídeos?
El open source tiene que mejorar. A diferencia de lo que ocurre en otros ámbitos, en la edición de PDF, el código abierto tiene una asignatura pendiente. Hay utilidades para tareas muy concretas, pero se echa de menos una alternativa gratuita y libre de cierto nivel para los que no pueden permitirse pagar por este tipo de software.
Editores de PDF analizados
Fabricante: Adobe / Precio: 676,39€
Editor de PDFs con todas las funcionalidades que podamos necesitar para tratar, firmar o distribuir estos archivos. Compatible con Windows y con interfaz en castellano
Fabricante: Foxit Software / Precio: 179 $ (140,05 € aprox.)
Este producto en realidad son dos: Foxit PhantomPDF, un visor repleto de funciones verdaderamente avanzadas, salvo la edición, y Foxit PDF Advanced Editor, para la edición/modificación de archivos PDF
Fabricante: Infix / Precio: 153,21€
En inicio, este producto de Infix llama la atención por su sencilla interfaz y su ligereza y rapidez de ejecución, incluso en equipos más antiguos
Fabricante: Nitro / Precio: 142,79€
Es cierto que esta solución no alcanza el nivel de posibilidades de Acrobat X Pro, pero ofrece lo que necesita la mayoría de los usuarios, incluso aquellos de entornos profesionales exigentes
Fabricante: PDFedit / Precio: Gratuito
Este proyecto de código abierto está basado en la librería PDFedit, y lo que hace es añadir una interfaz gráfica que permite un uso más cómodo desde Windows
Fabricante: CAD-KAS / Precio: 82,10€
Esta herramienta de edición de PDFs, aunque poco conocida, lleva bastante tiempo en el mercado. Es práctica, cuenta con una larga lista de funciones que nos permiten hacer casi todo lo que podríamos imaginar
Fabricante: Qoppa Software / Precio: 125 $ (97,8 € aprox.)
Esta herramienta para edición y tratamiento de PDF no está mal, pues sobre el papel ofrece prácticamente todo lo que podríamos esperar de un editor de coste ajustado
Fabricante: PlotSoft / Precio: 19,99 $ (15,64 € aprox.)
Esta herramienta para el tratamiento de PDFs tiene una peculiaridad importante respecto al resto: no permite editar los contenidos de texto o imágenes
Fabricante: Lulu Software / Precio: 79€
Este producto que nos ha dejado un buen sabor de boca. Algunas alternativas analizadas ofrecen funcionalidades adicionales, o son más completos en determinados apartados, pero Soda PDF es el más equilibrado y atractivo
Fuente: http://www.pcactual.com/articulo/laboratorio/comparativas/12020/analizamos_herramientas_para_editar_documentos_pdf.html
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